Le bon usage du smartphone en milieu pro

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Le Smartphone est un outil essentiel pour les professionnels, mais il est facile de se laisser envahir. Suivez nos conseils pour bien le gérer dans un contexte professionnel.

Jouez la discrétion

Même si les appareils modernes permettent d’utiliser vos morceaux favoris en guise de sonnerie personnalisée pour chaque contact ou groupe de contact, choisissez-les à bon escient, car des musiques trop fantaisistes risquent de nuire à votre image. Par ailleurs, réglez le volume de votre sonnerie de manière à être audible, mais sans gêner autrui.

Dans les lieux publics comme les restaurants, préférez le vibreur, entendre ce bruit strident pour ceux qui vous entourent alors qu’ils mangent ou essaient d’avoir une conversation privée est irritant. Idéalement, gardez-le dans votre sac et appréciez votre repas jusqu’à la fin tout en vous concentrant sur la conversation !

De même, apprenez à moduler votre voix. Sur les modèles haut de gamme comme l’iPhone 5C, inutile de crier pour vous faire parfaitement entendre, même dans un environnement bruyant, car les bruits ambiants sont filtrés. Alors, baissez la voix, tout le monde n’a pas besoin d’être au courant des détails de vos dossiers ou de votre vie privée !

Concentrez-vous sur votre interlocuteur

D’ailleurs, les repas ne sont pas les seuls moments où vous devez accorder un minimum (ou un maximum) d’attention à votre interlocuteur. Lorsque vous parlez à quelqu’un, le fait d’effectuer une ou plusieurs autres tâches en même temps vous empêche de vous focaliser sur ce qui se dit. Résultat : au lieu d’aller à l’essentiel en peu de temps, vous obligez la personne à se répéter, avez du mal à comprendre ou répondez à côté. Non seulement cette attitude est insultante pour votre interlocuteur, mais vous prendriez encore plus de temps.

Alors, même s’il est tentant avec votre kit mains-libres de vaquer en même temps à d’autres occupations, évitez, votre distraction pourrait être très mal perçue ! Seule exception : si vous devez prendre des notes ; dans ce cas, prévenez-le !

En réunion ou en rendez-vous, de préférence, éteignez tout simplement votre portable, sauf si vous devez impérativement rester joignable. Dans ce cas, passez en mode vibreur ou silencieux, vous consulterez la liste de vos appels manqués et messages en sortant de votre rencontre et pourrez rappeler les personnes qui ont tenté de vous joindre.

Tant que vous avez des interlocuteurs en face de vous, la politesse vous impose de ne pas décrocher. Mais si vous devez absolument répondre (les urgences, ça existe !), excusez-vous et éloignez-vous pour prendre l’appel, mais en l’abrégeant autant que possible. Trois mètres est la distance minimale pour ne pas importuner les autres et préserver la confidentialité de vos propos.

Vous n’y pensez peut-être pas, mais vos sentiments « s’entendent » aussi. Un sourire, l’amusement, l’impatience, l’exaspération modifient votre ton, maîtrisez-le ! Dans le même esprit, lorsque vous marchez en parlant, mieux vaut le dire à votre correspondant, qu’il ne s’étonne pas de vous entendre respirer bruyamment ou haleter à l’autre bout du fil.

Et si vous êtes l’appelant…

Respectez les règles de la bienséance, car il s’agit d’un appel professionnel. Demandez-vous si le motif de l’appel et son degré d’urgence nécessitent de déranger quelqu’un à l’heure des repas, dans son sommeil, ou les week-ends et jours fériés. Si vous appelez à l’étranger, n’oubliez pas de tenir compte du décalage horaire !

Dès qu’il décroche, présentez-vous (identité et société) et annoncez l’objet de votre appel. Si la conversation risque de durer, assurez-vous de tomber au bon moment, ou demandez à votre interlocuteur quel moment lui conviendrait mieux.

Si vous laissez un message parce que vous n’avez pu joindre votre correspondant, laissez vos coordonnées et les horaires auxquels vous serez disponible.

Sources :

© 20minutes.fr

© 20minutes.fr

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