Quelques conseils pour tirer le maximum de son smartphone dans les relations client

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Le Smartphone est devenu un outil incontournable pour tout professionnel, mais entre les alertes de messages qui entrent et les appels, il peut parfois se montrer envahissant. Voici quelques conseils pour bien le gérer afin d’éviter de vous faire envahir tout en préservant la qualité de vos relations avec vos clients.

En amont, ne distribuez pas votre numéro de portable professionnel inconsidérément. Si vous recevez aussi beaucoup d’appels privés, et souhaitez faire un usage mixte de votre mobile, mieux vaut prendre deux lignes distinctes. Un modèle « Dual SIM » vous permet d’installer deux puces (de différents opérateurs si vous le souhaitez) afin de bien cloisonner sphère privée et sphère professionnelle.

Par ailleurs, que vous ayez un ou deux numéros, une bonne organisation du répertoire de contacts sure votre iPhone 5S en simplifiera la gestion (voir ici). Utilisez à bon escient les groupes de contacts (famille, amis, clients, fournisseurs, etc.) et en attribuant une sonnerie spéciale à chacun d’entre eux. Vous saurez alors immédiatement s’il s’agit d’un appel perso ou pro.

Si ce n’est pas possible, différenciez au moins vos contacts en ajoutant une lettre indiquant son type, par exemple C pour client, F pour fournisseurs, etc., en annexant le nom de son entreprise après le nom et le prénom de la personne. Vous pourrez identifier rapidement et discrètement l’appelant et décider si vous devez décrocher ou si l’appel peut attendre.

Les publicités intempestives sont aussi une autre source de dérangement. Des options gratuites limitent la diffusion de vos coordonnées par les annuairistes tels que France Telecom, 118 218, etc. Ainsi, votre numéro ne s’affiche plus dans les fichiers destinés à des campagnes de prospection téléphonique et autres opérations marketing sur votre mobile pro.

Quand vous vous mettez en mode indisponible, ou en cas d’absence, enregistrez un message réservé à votre messagerie mobile. La présentation doit être sérieuse, car l’image et la notoriété de votre entreprise sont en jeu. Bannissez les messages préenregistrés avec des musiques fantaisistes et optez pour un discours sérieux mentionnant votre nom et celui de votre entreprise. Par exemple : « Vous êtes bien sur la messagerie de xxx, de la société xxx... »

Selon le cas, indiquez la date ou l’heure à laquelle vous serez à nouveau joignable et invitez votre interlocuteur à laisser ses coordonnées afin que vous puissiez rappeler ou traiter ses requêtes une fois que vous aurez consulté votre messagerie. Bien entendu, n’oubliez pas de changer votre message quand la date est passée.

Si vous partez pour plusieurs jours, proposez différentes options : soit le contact d’un collègue qui traite vos dossiers ou prend vos appels, soit pour les comptes sensibles qui ne veulent avoir affaire qu’avec vous, une promesse de le rappeler.

Aujourd’hui, il existe aussi des solutions de convergence fixe-mobile, dont la mission est de permettre la récupération d’appels reçus sur votre ligne fixe sur votre mobile.

Dans tous les cas, respectez votre engagement, rien n’est plus frustrant pour un client que de rester dans le flou en attente d’une réponse qui ne vient pas !

Sources :

© prixtel.com

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